Heizkostenabrechnung

Sparen Sie Zeit und Kosten. Mit unseren übersichtlichen und transparenten Abrechnungen sind Sie rechtlich auf der sicheren Seite und erhalten weniger Nutzeranfragen. Wir bieten umfassende Services für jede Immobilienart an: für Wohnanlagen aller Größen, Mischliegenschaften aus Wohnungen und Gewerbeeinheiten sowie reine Gewerbeliegenschaften.

Warum verbrauchsabhängig abrechnen?

Bis zu 90 % der in den Haushalten verbrauchten Energie entfallen auf Heizung und Warmwasser. Bei steigenden Energiekosten hat dies einen großen Einfluss auf die Wohnkosten. Nach der Heizkostenverordnung müssen Heiz- und Warmwasserkosten nach dem „Verursacherprinzip“ abgerechnet werden: Der Nutzer soll nur die Kosten  bezahlen, die tatsächlich auf ihn entfallen. In den Wohnungen ermitteln Erfassungsgeräte den Energieverbrauch. Sie sind die Basis für eine gerechte Verteilung und Abrechnung der Energiekosten. Die verbrauchsabhängige Abrechnung gibt Nutzern einen Anreiz zum Energiesparen, denn durch ihr individuelles Verhalten können Verbraucher ihren Energiekostenanteil senken. Dies trägt auch zum Umweltschutz bei. Studien belegen, dass Nutzer aufgrund der verbrauchsabhängigen Abrechnung bis zu 20 % des Energieverbrauches einsparen.

Gesetzeslage

Die Heizkostenabrechnung wird in Deutschland durch die Heizkostenverordnung (HeizkostenV) gesetzlich geregelt. Sie verpflichtet Vermieter, den anteiligen Verbrauch von Heizwärme und Warmwasser der einzelnen Nutzer zu erfassen und die Kosten verbrauchsgerecht zu verteilen. Ausgenommen sind Gebäude mit zwei Wohnungen, von denen eine der Vermieter selbst nutzt. Werden Heizung oder Warmwasser entgegen den Vorschriften der HeizkostenV nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, hat der Nutzer das Recht, die Heizkostenabrechnung um 15 % zu kürzen.

Unser Angebot

Die richtige und rechtssichere Abrechnung ist die Grundlage einer effizienten Verwaltung und einer funktionierenden Kommunikation mit Ihren Mietern und Eigentümern. Eine Abrechnung muss auch vor Gericht Bestand haben, damit Sie als Vermieter notfalls die Ihnen entstandenen Kosten einklagen können.

Erstellung der Heizkostenabrechnung

Wir statten Ihre Liegenschaften mit Erfassungsgeräten aus und lesen diese am Ende der Abrechnungsperiode ab. Auf Basis dieser Verbrauchsdaten und der von Ihnen eingereichten Kosten- und Nutzerdaten erstellen wir Ihre Abrechnungen.

Die Einzelabrechnung

In der Einzelabrechnung werden alle Kosten der einzelnen Nutzeinheiten nach Ihren Angaben übersichtlich zusammengestellt, aufgeschlüsselt und aufgeteilt. Der errechnete Kostenanteil je Nutzeinheit wird mit der Vorauszahlung abgeglichen und das verbleibende Guthaben bzw. die Nachzahlung festgelegt.

Die Gesamtabrechnung

Für Ihre Liegenschaft erstellen wir eine Gesamtabrechnung. Diese enthält u.a. detaillierte Nutzerangaben und Saldierung geleisteter Zahlungen. Damit erhalten Sie eine übersichtliche und rechtssichere Buchungsgrundlage.

Was müssen Sie tun?

Mit Ihrer Heizkostenaufstellung übermitteln Sie uns die gesamten Energiekosten, ergänzt um veränderte Nutzerdaten z.B. aus Nutzerwechseln. Diese Daten sind die Grundlage der Heizkostenabrechnung. Übermitteln Sie uns die Heizkostenaufstellung schnell und einfach über unser Online-Portal oder per Datenaustausch.


FAQ

Nach § 35a EStG können Aufwendungen für haushaltsnahe Beschäftigungsverhältnisse und haushaltsnahe Dienstleistungen oder Handwerkerleistungen zu einer Steuerermäßigung führen.

Eine Abzugsfähigkeit ergibt sich dabei u.a. für folgende Bereiche

  • Aufwendungen für haushaltsnahe Beschäftigungsverhältnisse geringfügig Beschäftigter (Minijob), Steuerermäßigung 20%, höchstens 510,00 €, § 35a Abs. 1  EStG
  • Aufwendungen für haushaltsnahe Handwerkerleistungen, Steuerermäßigung 20 %, höchstens 1.200,00 €, § 35a Abs. 3 S.1 EStG
  • Aufwendungen für haushaltsnahe Beschäftigungsverhältnisse Sozialversicherungspflichtiger, Steuerermäßigung 20%, höchstens 4.000,00 €, § 35a Abs. 2 S. 1 EStG

Aufgrund des Anwendungsschreibens des Bundesfinanzministeriums vom 03.11.2006 zu § 35a EStG sollen auch Mieter oder Wohnungseigentümer die auf sie entfallenden Arbeitskostenanteile steuerlich geltend machen können, wenn diese in der Jahresabrechnung gesondert ausgewiesen werden oder durch eine Bescheinigung des Verwalters oder Vermieters nachgewiesen sind. Zur Erfüllung der Anforderungen der Mieter beziehungsweise zur steuerlichen Geltendmachung eigener Kostenanteile bei Wohnungseigentum können wir einen Ausweis der Arbeitskosten der haushaltsnahen Dienstleistungen/Handwerkerleistungen im Zusammenhang mit unserer Abrechnungserstellung für Sie durchführen. Für den Bereich der Heizkostenabrechnung sind dies beispielsweise Wartungs- und Schornsteinfegerkosten. Voraussetzung dafür ist, dass Sie uns diese Kosten aufgeteilt nach Arbeitskosten (Lohn- und Fahrtkosten) und Materialkosten auf den Ihnen zur Verfügung gestellten Kostenformularen angeben. Bitte beachten Sie dabei, dass Sie uns die jeweiligen Bruttokosten angeben, da die Ausweisung unter Berücksichtigung der jeweiligen Umsatzsteuer erfolgt.

Grundsätzlich können Sie den Verteilerschlüssel der Betriebskosten frei in Ihrem Mietvertrag bestimmen. Sofern im Mietvertrag nichts anderes vereinbart ist, sind die Betriebskosten nach dem Anteil der Wohnfläche umzulegen. Eine Ausnahme besteht bei einer verbrauchsabhängigen Erfassung der Nebenkosten wie z. B. bei den Heiz-, Warmwasser- und Kaltwasserkosten.

Die Umlage der Betriebskosten auf Ihre Mieter muss ausdrücklich im Mietvertrag vereinbart werden. Die Umlagevereinbarung in Ihrem Mietvertrag kann die einzelnen Betriebskosten entweder namentlich nennen oder auf die Aufzählung in § 2 der Betriebskostenverordnung verweisen.

Sie können die Übernahme der Betriebskosten entweder als eine monatliche Betriebskostenpauschale oder -vorauszahlung zuzüglich zur Miete vereinbaren.

Kann der Warmwasser- oder Wärmeverbrauch von Nutzern wegen Geräteausfalls oder aus anderen zwingenden Gründen nicht ordnungsgemäß erfasst werden, schreibt § 9a (1) der HKVO eine Schätzung vor.

Dabei stehen nach diesem Paragraphen drei Schätzverfahren gleichberechtigt zur Verfügung:

  • Die Schätzung des Verbrauchs der betroffenen Räume in vergleichbaren Zeiträumen. 
  • Die Schätzung nach vergleichbaren anderen Räumen im selben Abrechnungszeitraum.
  • Die Schätzung nach dem Durchschnittsverbrauch des Gebäudes oder der Nutzergruppe.

Die Heizkostenverordnung legt jedoch nicht fest, wann welches Verfahren anzuwenden ist. Wir versuchen deshalb situationsabhängig das plausibelste Schätzverfahren anzuwenden.

Aus der Anzahl der Verbrauchseinheiten kann man keine direkten Rückschlüsse auf die zu erwartenden Kosten schließen. Diese hängen im Wesentlichen von den allgemeinen Energiekosten ab. Das bedeutet, dass bei einer Preissteigerung für Erdgas oder Heizöl auch höhere Kosten entstehen, selbst wenn nicht mehr Energie verbraucht worden ist. Eine zusätzliche Einflussgröße ist das Verhalten aller Nutzer einer Liegenschaft. Da die Kostenverteilung relativ geschieht, ergeben sich durch eine Veränderung des Verhaltens der Nachbarn Auswirkungen auf die eigenen Kosten.

Im „Kommentar zur Heizkostenverordnung und zu DIN-Normen“, 1. Auflage 1981, herausgegeben vom DIN Deutsches Institut für Normung e.V., wird u. a. ausgeführt:

„Zusammenhang zwischen der Summe der Anzeige und der Höhe des Brennstoffverbrauches bei verschiedenen Heizperioden:

Bei der Beurteilung der Zuordnung der gesamten Einheiten der Heizkostenverteiler zum Brennstoffverbrauch ist zu beachten, dass auch bei gleichem Brennstoffverbrauch verschiedener Heizperioden unterschiedliche Anzeigen auftreten können... Diese Tatsache bedeutet jedoch nicht, dass die Geräte eine fehlerhafte Verteilung mit sich bringen... Hier ist zu betonen, dass die Heizkostenverteiler keine physikalisch exakten Messgeräte darstellen, sondern nur zur Verteilung der entstandenen Kosten eingesetzt werden dürfen.

Unter Berücksichtigung dieses systemspezifischen Verhaltens ist zu beachten, dass die Anzeigen unterschiedlicher Heizperioden nicht direkt miteinander wertend verglichen werden können und dürfen.“