Digital, optimal, Online-Portal

Mit BOP sichere Datenübertragung für die Betriebskostenabrechnung

Betriebskostenabrechnung gleich Exceltabellen plus Wochenendarbeit. Diese Gleichung war für Maik Gadinger jahrelang Normalität. Durch die Nutzung eines Portals hat sich der Aufwand deutlich verringert.

Der Inhaber der biv Bützower Immobilienverwaltung zeichnet für die Abrechnung von rund 600 Wohneinheiten zwischen Rostock und Schwerin verantwortlich. Als Hausverwalterprogramm nutzt er die Software Domus 1000. Der Vertriebsbeauftragte seines Messdienstleisters BRUNATA Hamburg gab Gadinger im Juli 2015 den Tipp, das BRUNATA Online-Portal (BOP) zur Übertragung der abrechnungsrelevanten Daten zu nutzen. Das BOP stellt je nach Variante unterschiedliche Funktionen bereit.

In der kostenlosen Basisversion hat der Verwalter die Möglichkeit, alle abrechnungsrelevanten Kosten und Daten, Nutzerwechsel und Zwischenablesungen zu erfassen und digital zu übermitteln. Außerdem archiviert es für den Zeitraum von fünf Jahren Dokumente wie Heiz- und Betriebskostenabrechnungen, Rauchmelder-Serviceprotokolle, Ergebnisse der Trinkwasseranalyse oder Zwischenablesungen.

Wohnungsnutzer können Verbrauch jederzeit kontrollieren

Die kostenpflichtige Premiumvariante des BOP bietet zusätzliche Analysemöglichkeiten auf Wohnungs- oder Liegenschaftsebene, monatliche Verbrauchswerte und ein Nutzerportal. Letzteres dient den Wohnungsnutzern, um ihre eigenen Verbrauchswerte einzusehen.

Die technischen Voraussetzungen zur Nutzung des BOP sind minimal. Erforderlich sind lediglich ein PC mit Internetverbindung und ein Browser. Diese Anforderungen waren für die biv Bützower Immobilienverwaltung kein Thema. Dort war die Einstiegshürde rein psychologischer Natur: Wie kompliziert würde die Benutzung sein?

Mit dieser Befürchtung war die Mecklenburger Verwaltung kein Einzelfall. Aus diesem Grund bietet BRUNATA Support und stellt den Nutzern direkt erreichbare Ansprechpartner zur Seite. Maik Gadinger war skeptisch, ob der angebotene Support ausreichen würde, um das Portal so zu bedienen, dass für ihn ein Zeitgewinn entsteht. Deshalb vereinbarte er, zunächst einen Probelauf mit einer einzelnen Liegenschaft zu fahren. Bereits während der Einweisung erwies sich die Bedienung jedoch als so intuitiv, dass er gleich sämtliche Liegenschaften ins BOP übernahm.

Abrechnungen werden automatisch erstellt

Mit seinem Verwalterprogramm, das den Datenaustausch-Standard der Arbeitsgemeinschaft Heiz- und Wasserkostenverteilung (Arge Heiwako) unterstützt, erzeugt Gadinger auf Knopfdruck eine Datei, die er an den Abrechnungsdienstleister übermittelt. Das Portal fragt alle erforderlichen Angaben ab, eine Freigabe kann erst erfolgen, wenn sie komplett sind. Die fertige Abrechnung erhält er ebenfalls als Datei zurück und druckt sie aus.

Bereits im ersten Jahr erzielte Gadinger Einsparungen von mehreren Tagen. Außerdem konnte er seine ohnehin niedrige Fehlerquote weiter senken, da das Portal manuelle Eingriffe deutlich reduziert. Diese Vorteile überzeugten ihn, mittlerweile auch die Betriebskostenabrechnung auf diesem Weg zu erledigen.

Damit befindet er sich in guter Gesellschaft. Mehr als 50 Prozent aller Nutzeinheiten im Abrechnungsbestand von BRUNATA Hamburg werden mittlerweile über das BOP betreut – Tendenz steigend.

Autor: Christopher Intsiful
BRUNATA-METRONA

Erschienen in IVV immobilien vermieten & verwalten Sonderpublikation 2017/18

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