Abrechnung

FAQ – Häufige Fragen

Abrechnung

Bis wann müssen die Hausnebenkosten abgerechnet werden?

Im Wohnraummietrecht müssen Sie innerhalb von zwölf Monaten nach Ende der Abrechnungsperiode die geleisteten Betriebskostenvorauszahlungen abrechnen und die Abrechnung zugestellt haben. Wird diese Frist versäumt, verlieren Sie nach § 556 Abs. 3 BGB den Anspruch auf etwaige Nachforderungen.

Der Verbrauch eines meiner Geräte wurde geschätzt. Welche Verfahren werden hier angewendet?

Kann der Warmwasser- oder Wärmeverbrauch von Nutzenden wegen Geräteausfalls oder aus anderen zwingenden Gründen nicht ordnungsgemäß erfasst werden, schreibt § 9a (1) der HKVO eine Schätzung vor.

Dabei stehen nach diesem Paragraphen drei Schätzverfahren gleichberechtigt zur Verfügung:

  • Die Schätzung des Verbrauchs der betroffenen Räume in vergleichbaren Zeiträumen
  • Die Schätzung nach vergleichbaren anderen Räumen im selben Abrechnungszeitraum
  • Die Schätzung nach dem Durchschnittsverbrauch des Gebäudes oder der Nutzergruppe

Die Heizkostenverordnung legt jedoch nicht fest, wann welches Verfahren anzuwenden ist. Wir versuchen deshalb situationsabhängig das plausibelste Schätzverfahren anzuwenden.

Gibt es besondere Anforderungen an die Ausstattung der Geräte zur Verbrauchserfassung und wenn ja, welche?

Zur Erfassung des anteiligen Wärmeverbrauchs sind Wärmezähler oder Heizkostenverteiler, zur Erfassung des anteiligen Warmwasserverbrauchs Warmwasserzähler oder andere geeignete Ausstattungen zu verwenden.

Hat der § 35a EStG Auswirkungen auf die Heiz- und Betriebs­kosten­abrechnung?

Nach § 35a EStG können Aufwendungen für haushaltsnahe Beschäftigungsverhältnisse und haushaltsnahe Dienstleistungen oder Handwerkerleistungen zu einer Steuerermäßigung führen.

Eine Abzugsfähigkeit ergibt sich dabei u.a. für folgende Bereiche:

  • Aufwendungen für haushaltsnahe Beschäftigungsverhältnisse geringfügig Beschäftigter (Minijob), Steuerermäßigung 20%, höchstens 510,00 €, § 35a Abs. 1 EStG
  • Aufwendungen für haushaltsnahe Handwerkerleistungen, Steuerermäßigung 20 %, höchstens 1.200,00 €, § 35a Abs. 3 S.1 EStG
  • Aufwendungen für haushaltsnahe Beschäftigungsverhältnisse Sozialversicherungspflichtiger, Steuerermäßigung 20%, höchstens 4.000,00 €, § 35a Abs. 2 S. 1 EstG

Aufgrund des Anwendungsschreibens des Bundesfinanzministeriums vom 03.11.2006 zu § 35a EStG sollen auch Mietende oder Wohnungseigentümer die auf sie entfallenden Arbeitskostenanteile steuerlich geltend machen können, wenn diese in der Jahresabrechnung gesondert ausgewiesen werden oder durch eine Bescheinigung der Verwaltung oder der/des Vermietenden nachgewiesen sind. Zur Erfüllung der Anforderungen von Mietenden beziehungsweise zur steuerlichen Geltendmachung eigener Kostenanteile bei Wohnungseigentum können wir einen Ausweis der Arbeitskosten der haushaltsnahen Dienstleistungen/Handwerkerleistungen im Zusammenhang mit unserer Abrechnungserstellung für Sie durchführen. Für den Bereich der Heizkostenabrechnung sind dies beispielsweise Wartungs- und Schornsteinfegerkosten. Voraussetzung dafür ist, dass Sie uns diese Kosten aufgeteilt nach Arbeitskosten (Lohn- und Fahrtkosten) und Materialkosten auf den Ihnen zur Verfügung gestellten Kostenformularen angeben. Bitte beachten Sie dabei, dass Sie uns die jeweiligen Bruttokosten angeben, da die Ausweisung unter Berücksichtigung der jeweiligen Umsatzsteuer erfolgt.

Ich habe meine Heizung nicht aufgedreht. Warum zeigt der dort angebrachte Heizkostenverteiler Einheiten an?

OPTRONIC

Heizkostenverteiler nach dem Verdunstungsprinzip arbeiten nach einer einfachen physikalischen Gesetzmäßigkeit. Je höher die Temperatur des Heizkostenverteilers, desto „mehr“ Flüssigkeit verdunstet. Dieser Vorgang findet – stark eingeschränkt – auch an kalten Heizkörpern statt. „Kaltverdunstung“ ist kein Gerätefehler, sondern Teil des Funktionsprinzips.

Um Temperatureinflüsse, die nicht durch Heizbetrieb entstehen, zu minimieren, werden die Messkapillaren überfüllt, d. h. die Geräte erhalten eine Kaltverdunstungsvorgabe.

TELMETRIC

Der Heizkostenverteiler TELMETRIC hat eine völlig andere Technik als die älteren Geräte auf Verdunstungsbasis. Der TELMETRIC ist mit seinem sensiblen Zwei-Fühler-Messverfahren in der Lage auch für einen breiten Temperaturbereich eine korrekte Verbrauchserfassung zu ermöglichen.

Hierbei wird die physikalische Gesetzmäßigkeit genutzt, dass nur dann, wenn die Heizkörpertemperatur höher als die Raumtemperatur ist, eine „Wärmeabgabe“ durch den Heizkörper stattfindet. Dieser, der jeweiligen Wohnung zugutekommende Wärmekonsum braucht nicht von der Allgemeinheit mitgetragen zu werden und stellt lediglich einen Beitrag zu mehr Gerechtigkeit in der Heizkostenabrechnung dar.

Ein Anzeigenfortschritt an „unbenutzten“ Heizkörpern kann u. a. folgende Gründe haben:

  1. Es sind Thermostatventile eingebaut. In diesen Ventilen ist eine sogenannte Frostschutzsicherung integriert, die dann in Funktion tritt, wenn die Raumtemperatur bzw. die Temperatur am Thermostatventil (z. B. durch geöffnete Fenster) unter einen fest eingestellten Wert (in der Regel 5 bis 10 Grad Celsius) fällt.
  2. Die Schließung der Ventile an einer überwiegenden Anzahl von Heizkörpern bei einer weiterlaufenden Heizungspumpe (in der Regel spät abends) hat einen ansteigenden Pumpendruck zur Folge. Hierdurch kann der Federdruck des Heizkörperventils überbrückt werden und somit Warmwasser in den Heizkörper gelangen, ohne dass es Nutzende bemerken.
Warum sind die Kosten dieses Jahr höher als im Vorjahr, obwohl weniger Verbrauchseinheiten angezeigt werden?

Aus der Anzahl der Verbrauchseinheiten kann man keine direkten Rückschlüsse auf die zu erwartenden Kosten schließen. Diese hängen im Wesentlichen von den allgemeinen Energiekosten ab. Das bedeutet, dass bei einer Preissteigerung für Erdgas oder Heizöl auch höhere Kosten entstehen, selbst wenn nicht mehr Energie verbraucht worden ist. Eine zusätzliche Einflussgröße ist das Verhalten aller Nutzenden einer Liegenschaft. Da die Kostenverteilung relativ geschieht, ergeben sich durch eine Veränderung des Nutzungsverhaltens innerhalb der Liegenschaft Auswirkungen auf die eigenen Kosten.

Im „Kommentar zur Heizkostenverordnung und zu DIN-Normen“, 1. Auflage 1981, herausgegeben vom DIN Deutsches Institut für Normung e.V., wird u. a. ausgeführt:

„Zusammenhang zwischen der Summe der Anzeige und der Höhe des Brennstoffverbrauches bei verschiedenen Heizperioden:

Bei der Beurteilung der Zuordnung der gesamten Einheiten der Heizkostenverteiler zum Brennstoffverbrauch ist zu beachten, dass auch bei gleichem Brennstoffverbrauch verschiedener Heizperioden unterschiedliche Anzeigen auftreten können… Diese Tatsache bedeutet jedoch nicht, dass die Geräte eine fehlerhafte Verteilung mit sich bringen… Hier ist zu betonen, dass die Heizkostenverteiler keine physikalisch exakten Messgeräte darstellen, sondern nur zur Verteilung der entstandenen Kosten eingesetzt werden dürfen.

Unter Berücksichtigung dieses systemspezifischen Verhaltens ist zu beachten, dass die Anzeigen unterschiedlicher Heizperioden nicht direkt miteinander wertend verglichen werden können und dürfen.“

Warum werden an manchen Heizkörpern zwei Heizkostenverteiler montiert?

Die DIN EN 834/835 schreibt die Montage von zwei Heizkostenverteilern bei dem Überschreiten einer bestimmten Heizkörperbaulänge und der sich dadurch ergebenden unterschiedlichen Wärmeverteilung vor. Mit dieser Maßnahme lassen sich diese Wärmeunterschiede genauer und gerechter erfassen. Jeder der beiden Heizkostenverteiler erhält die halbe Bewertung. Der Verbrauch der beiden Heizkostenverteiler zusammenaddiert ergibt den Gesamtverbrauch an diesem Heizkörper.

Durch die Halbierung der Bewertungsfaktoren werden bei zwei Heizkostenverteilern an einem Heizkörper übrigens keine doppelten Heizkosten abgerechnet. Jeder der beiden Heizkostenverteiler erhält lediglich den halben Bewertungsfaktor. Es ist bei zwei Heizkostenverteilern an einem Heizkörper auch typisch, dass unterschiedlich hohe Verbrauchswerte angezeigt werden. An der wärmeren Zone des Einlaufs sind üblicherweise die Ablesewerte höher als im kälteren Auslaufbereich.

Was geschieht, wenn in einer Wohnung nicht abgelesen wurde oder nicht abgelesen werden konnte?

Kann der Warmwasser- oder Wärmeverbrauch von Nutzenden wegen Geräteausfalls oder aus anderen zwingenden Gründen nicht ordnungsgemäß erfasst werden, schreibt § 9a (1) der HKVO eine Schätzung vor.

Dabei stehen nach diesem Paragraphen drei Schätzverfahren gleichberechtigt zur Verfügung:

  • Die Schätzung des Verbrauchs der betroffenen Räume in vergleichbaren Zeiträumen.
  • Die Schätzung nach vergleichbaren anderen Räumen im selben Abrechnungszeitraum.
  • Die Schätzung nach dem Durchschnittsverbrauch des Gebäudes oder der Nutzergruppe.

Die Heizkostenverordnung legt jedoch nicht fest, wann welches Verfahren anzuwenden ist. Wir versuchen deshalb situationsabhängig das plausibelste Schätzverfahren anzuwenden.

Was ist die rechtliche Grundlage für Energieausweise?

Die Anforderungen zur Erstellung der Energieausweise regelt das Gebäudeenergiegesetz (GEG).

Ergänzt wird diese u.a. um Regeln zur Datenaufnahme und Datenverwendung im Wohngebäudebestand, um die Regeln für Energieverbrauchskennwerte im Wohngebäude- und Nichtwohngebäudebestand und um die Auslegungen der Fachkommission Bautechnik zu Fragestellungen hinsichtlich der Interpretation des Gebäudeenergiegesetzes.

Neben den Energieausweisen werden im Gebäudeenergiegesetz u.a. auch folgende Punkte geregelt

  • Energetische Mindestanforderungen an Neubauten und bei Sanierung an die Bestandsbauten
  • Austauschpflichten von Heizkesseln für flüssige oder gasförmige Brennstoffe, die vor 1991 eingebaut wurden bzw. die älter als 30 Jahre sind. Ausgenommen sind Heizkessel mit Nennleistung von weniger als vier oder mehr als 400 Kilowatt, Niedertemperatur- oder Brennwertkessel bzw. seit 1.2.02 selbst genutzte Ein- bzw. Zweifamilienhäuser.
  • Heizkessel, die mit Heizöl oder festen fossilen Brennstoffen beheizt werden, dürfen nach §72 GEG nur noch unter bestimmten Voraussetzungen verwendet werden.
  • Dämmpflichten zugänglicher Wärmeverteilungs- oder Warmwasserleitungen und Armaturen in nicht beheizten Räumen
  • Dämmpflichten für zugängliche, bisher nicht gedämmte oberste Geschossdecken unter nicht beheizten und nicht ausreichend gedämmten Dachräumen
  • Inspektionspflichten von Klimaanlagen ab 12 Kilowatt Kälteleistung
Was zählt nicht zu den Hausnebenkosten?

Nicht alle Kosten, die in Ihrer Liegenschaft entstehen, sind umlagefähig. So hat das BGH im Mai 2022 geurteilt, dass Mietkosten für Rauchmelder nicht umlagefähig sind. Reparaturkosten jeglicher Art oder Ersatzteilkosten dürfen ebenso nicht an Mietende weitergegeben werden. Auch Verwaltungskosten zählen nicht zu den Hausnebenkosten.

Welche vertraglichen Vereinbarungen müssen bezüglich der Umlage von Hausnebenkosten getroffen werden?

Die Umlage der Hausnebenkosten auf Mietende muss ausdrücklich im Mietvertrag vereinbart werden. Sofern keine Vereinbarung getroffen wurde, gelten die Hausnebenkosten als bereits in der Miete enthalten. Die Umlagevereinbarung im Mietvertrag kann die einzelnen Hausnebenkosten entweder namentlich nennen oder auf die Aufzählung in § 2 der Betriebskostenverordnung verweisen.

Wie können Hausnebenkosten auf Mietende umgelegt werden?

Die Übernahme der Hausnebenkosten kann entweder als eine monatliche Betriebskostenpauschale oder -vorauszahlung zuzüglich zur Miete vereinbart werden. Bei der Betriebskostenpauschale entfällt eine Betriebskostenabrechnung, da alle Kosten bereits mit den monatlichen Zahlungen abgegolten sind. Vermietende tragen dabei das Risiko, ob die tatsächlichen Kosten mit der vereinbarten Pauschale deckungsgleich sind.

Bei einer Betriebskostenvorauszahlung zahlen Mietende einen monatlichen Abschlag. Am Ende der Abrechnungsperiode sind Vermietende verpflichtet, eine Betriebskostenabrechnung zu erstellen, in der die tatsächlichen Kosten mit den geleisteten Vorauszahlungen durch Mietende verrechnet werden. Dabei können sich Nachzahlungen oder ein Guthaben für Mietende ergeben.

Wie werden die Betriebskosten verteilt?

Grundsätzlich können Sie den Verteilerschlüssel der Betriebskosten frei in Ihrem Mietvertrag bestimmen. Sofern im Mietvertrag nichts anderes vereinbart ist, sind die Betriebskosten nach dem Anteil der Wohnfläche umzulegen. Eine Ausnahme besteht bei einer verbrauchsabhängigen Erfassung der Nebenkosten wie z. B. bei den Heiz-, Warmwasser- und Kaltwasserkosten.

Die Umlage der Betriebskosten auf Ihre Mieter muss ausdrücklich im Mietvertrag vereinbart werden. Die Umlagevereinbarung in Ihrem Mietvertrag kann die einzelnen Betriebskosten entweder namentlich nennen oder auf die Aufzählung in § 2 der Betriebskostenverordnung verweisen.

Sie können die Übernahme der Betriebskosten entweder als eine monatliche Betriebskostenpauschale oder -vorauszahlung zuzüglich zur Miete vereinbaren.

Wie werden Hausnebenkosten verteilt?

Grundsätzlich können Sie den Verteilerschlüssel der Hausnebenkosten frei in Ihrem Mietvertrag bestimmen. Sofern im Mietvertrag nichts anderes vereinbart ist, sind die Hausnebenkosten nach dem Anteil der Wohn-/Nutzfläche umzulegen. Eine Ausnahme besteht bei einer verbrauchsabhängigen Erfassung der Nebenkosten wie etwa bei den Heiz-, Warmwasser- und Kaltwasserkosten.

Wieso müssen Geräte ausgetauscht werden?

Heizkostenverteiler und Rauchmelder

Rauchmelder müssen gemäß DIN 14676 spätestens 10 Jahre +6 Monate nach dem Datum der Inbetriebnahme ausgetauscht werden.

Die Betriebsdauer der Heizkostenverteiler hängt von deren Batterielebensdauer ab. Abhängig vom Heizkostenverteilertyp werden diese nach 10 bzw. 12 Jahren ausgetauscht.

Wasser- und Wärmezähler

Die Eichfristen von Wärme-, Kälte-, Kalt- und Warmwasserzählern wurden im November 2021 auf sechs Jahre vereinheitlicht.

Der Austausch ist erforderlich, da die Zähler im Laufe der Jahre verschmutzen und verkalken. Nach dieser Zeit kann nicht mehr sichergestellt werden, dass die zulässigen Fehlertoleranzen (Verkehrsfehlergrenzen) noch eingehalten werden.

Die Verwendung ungeeichter Zähler im geschäftlichen Verkehr stellt eine Ordnungswidrigkeit dar und kann mit Geldbußen geahndet werden.

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