Voraussetzung für die Erstellung der Verbrauchsausweise ist, dass die Energieverbrauchsdaten über drei Abrechnungsperioden bzw. mindestens 36 zusammenhängende Monate, der die jüngste Abrechnungsperiode einschließt und deren Ende nicht mehr als 18 Monate zurückliegen darf, ermittelbar sind. Dies kann bei dezentraler Beheizung entweder durch die Befragung von allen Mietenden oder durch Zusammenarbeit mit dem Netzbetreiber erreicht werden.

Scheitert sowohl die Befragung als auch die Zusammenarbeit mit dem Netzbetreiber, kann kein Verbrauchsausweis erstellt werden. Dies gilt auch für den Fall, dass bei Wohngebäuden mit Nachtspeicherheizungen keine separaten Zähler für die Nachtspeicherheizungen angebracht sind und somit der Stromverbrauch aller Stromquellen mitberechnet werden würde. In diesem Fall muss der Energiebedarfsausweis ausgestellt werden.