Verwalterwechsel: BGH klärt Zuständigkeit für Jahresabrechnung
Der Wechsel der Verwaltung einer Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE) zählt zu den konfliktträchtigsten Situationen in der Verwaltungspraxis. Häufig kommt es dabei zu Streit über Zuständigkeiten, Übergabepflichten und insbesondere über die Frage, wer die Jahresabrechnung zu erstellen hat, wenn der Verwalterwechsel während oder nach Ablauf des Wirtschaftsjahres erfolgt.
Unerheblich ist dabei,
- wer im Abrechnungsjahr verwaltet hat,
- wer die Zahlungsanweisungen erteilt hat oder
- ob der frühere Verwalter seine Tätigkeit vorzeitig beendet hat.
Jahresabrechnung als gegenwartsbezogene Pflicht der GdWE
Nach Auffassung des BGH handelt es sich bei der Jahresabrechnung um eine gegenwartsbezogene Organpflicht der GdWE, die durch den aktuell bestellten Verwalter zu erfüllen ist. Die Pflicht zur Erstellung der Jahresabrechnung entsteht erst am 1. Januar des folgenden Kalenderjahres. Zu diesem Zeitpunkt trifft sie die GdWE selbst, die seit Inkrafttreten des WEMoG sowohl im Innen- als auch im Außenverhältnis allein verwaltungszuständig ist.
Als ausführendes Organ ist daher der amtierende Verwalter verpflichtet, auch Abrechnungen für Vorjahre zu erstellen, sofern diese noch ausstehen. Etwas anderes gilt nur dann, wenn im Verwaltervertrag ausdrücklich abweichende Regelungen getroffen wurden.
Übergabepflichten des früheren Verwalters bleiben bestehen
Unabhängig von der Zuständigkeit für die Jahresabrechnung bleibt der frühere Verwalter verpflichtet, sämtliche Verwaltungs- und Buchhaltungsunterlagen vollständig herauszugeben. Dazu zählen insbesondere Kontoauszüge, Buchungen, Belege, Verträge, Vorjahresabrechnungen sowie die ordnungsgemäße Rechnungslegung.
Ein Zurückbehaltungsrecht an den Unterlagen der GdWE besteht im Regelfall nicht. Die Herausgabe hat vollständig, kostenlos und unabhängig von der Form der Archivierung zu erfolgen – also sowohl bei Papierunterlagen als auch bei digitalen Daten. Dies gilt auch dann, wenn zur Herausgabe Mitwirkungshandlungen gegenüber Drittdienstleistern erforderlich sind, etwa die Zustimmung zur Freigabe von Daten in Verwaltungs- oder Buchhaltungssoftware.
Bedeutung für die Praxis
Die Entscheidung des BGH schafft Rechtssicherheit bei Verwalterwechseln, insbesondere zum Jahresende. Für Eigentümergemeinschaften und Verwalter wird klar geregelt, wer für die Erstellung der Jahresabrechnung verantwortlich ist und welche Pflichten bei der Übergabe bestehen. Gleichzeitig unterstreicht das Urteil die Bedeutung klarer vertraglicher Regelungen im Verwaltervertrag.
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