FAQ - Abrechnung

Nach § 35a EStG können Aufwendungen für haushaltsnahe Beschäftigungsverhältnisse und haushaltsnahe Dienstleistungen oder Handwerkerleistungen zu einer Steuerermäßigung führen.

Eine Abzugsfähigkeit ergibt sich dabei u.a. für folgende Bereiche:

  • Aufwendungen für haushaltsnahe Beschäftigungsverhältnisse geringfügig Beschäftigter (Minijob), Steuerermäßigung 20%, höchstens 510,00 €, § 35a Abs. 1  EStG
  • Aufwendungen für haushaltsnahe Handwerkerleistungen, Steuerermäßigung 20 %, höchstens 1.200,00 €, § 35a Abs. 3 S.1 EStG
  • Aufwendungen für haushaltsnahe Beschäftigungsverhältnisse Sozialversicherungspflichtiger, Steuerermäßigung 20%, höchstens 4.000,00 €, § 35a Abs. 2 S. 1 EStG

Aufgrund des Anwendungsschreibens des Bundesfinanzministeriums vom 03.11.2006 zu § 35a EStG sollen auch Mieter oder Wohnungseigentümer die auf sie entfallenden Arbeitskostenanteile steuerlich geltend machen können, wenn diese in der Jahresabrechnung gesondert ausgewiesen werden oder durch eine Bescheinigung des Verwalters oder Vermieters nachgewiesen sind. Zur Erfüllung der Anforderungen der Mieter beziehungsweise zur steuerlichen Geltendmachung eigener Kostenanteile bei Wohnungseigentum können wir einen Ausweis der Arbeitskosten der haushaltsnahen Dienstleistungen/Handwerkerleistungen im Zusammenhang mit unserer Abrechnungserstellung für Sie durchführen. Für den Bereich der Heizkostenabrechnung sind dies beispielsweise Wartungs- und Schornsteinfegerkosten. Voraussetzung dafür ist, dass Sie uns diese Kosten aufgeteilt nach Arbeitskosten (Lohn- und Fahrtkosten) und Materialkosten auf den Ihnen zur Verfügung gestellten Kostenformularen angeben. Bitte beachten Sie dabei, dass Sie uns die jeweiligen Bruttokosten angeben, da die Ausweisung unter Berücksichtigung der jeweiligen Umsatzsteuer erfolgt.

Grundsätzlich können Sie den Verteilerschlüssel der Betriebskosten frei in Ihrem Mietvertrag bestimmen. Sofern im Mietvertrag nichts anderes vereinbart ist, sind die Betriebskosten nach dem Anteil der Wohnfläche umzulegen. Eine Ausnahme besteht bei einer verbrauchsabhängigen Erfassung der Nebenkosten wie z. B. bei den Heiz-, Warmwasser- und Kaltwasserkosten.

Die Umlage der Betriebskosten auf Ihre Mieter muss ausdrücklich im Mietvertrag vereinbart werden. Die Umlagevereinbarung in Ihrem Mietvertrag kann die einzelnen Betriebskosten entweder namentlich nennen oder auf die Aufzählung in § 2 der Betriebskostenverordnung verweisen.

Sie können die Übernahme der Betriebskosten entweder als eine monatliche Betriebskostenpauschale oder -vorauszahlung zuzüglich zur Miete vereinbaren.

Aus der Anzahl der Verbrauchseinheiten kann man keine direkten Rückschlüsse auf die zu erwartenden Kosten schließen. Diese hängen im Wesentlichen von den allgemeinen Energiekosten ab. Das bedeutet, dass bei einer Preissteigerung für Erdgas oder Heizöl auch höhere Kosten entstehen, selbst wenn nicht mehr Energie verbraucht worden ist. Eine zusätzliche Einflussgröße ist das Verhalten aller Nutzer einer Liegenschaft. Da die Kostenverteilung relativ geschieht, ergeben sich durch eine Veränderung des Verhaltens der Nachbarn Auswirkungen auf die eigenen Kosten.

Im „Kommentar zur Heizkostenverordnung und zu DIN-Normen“, 1. Auflage 1981, herausgegeben vom DIN Deutsches Institut für Normung e.V., wird u. a. ausgeführt:

„Zusammenhang zwischen der Summe der Anzeige und der Höhe des Brennstoffverbrauches bei verschiedenen Heizperioden:

Bei der Beurteilung der Zuordnung der gesamten Einheiten der Heizkostenverteiler zum Brennstoffverbrauch ist zu beachten, dass auch bei gleichem Brennstoffverbrauch verschiedener Heizperioden unterschiedliche Anzeigen auftreten können... Diese Tatsache bedeutet jedoch nicht, dass die Geräte eine fehlerhafte Verteilung mit sich bringen... Hier ist zu betonen, dass die Heizkostenverteiler keine physikalisch exakten Messgeräte darstellen, sondern nur zur Verteilung der entstandenen Kosten eingesetzt werden dürfen.

Unter Berücksichtigung dieses systemspezifischen Verhaltens ist zu beachten, dass die Anzeigen unterschiedlicher Heizperioden nicht direkt miteinander wertend verglichen werden können und dürfen.“

Nicht alle Kosten, die in Ihrer Liegenschaft entstehen, sind umlagefähig. Reparaturkosten jeglicher Art oder Ersatzteilkosten dürfen nicht an Ihre Mieter weitergegeben werden. Auch Verwaltungskosten zählen nicht zu den Hausnebenkosten.

Die Umlage der Hausnebenkosten auf Mieter muss ausdrücklich im Mietvertrag vereinbart werden. Sofern keine Vereinbarung getroffen wurde, gelten die Hausnebenkosten als bereits in der Miete enthalten. Die Umlagevereinbarung im Mietvertrag kann die einzelnen Hausnebenkosten entweder namentlich nennen oder auf die Aufzählung in § 2 der Betriebskostenverordnung verweisen.

Die Übernahme der Hausnebenkosten kann entweder als eine monatliche Betriebskostenpauschale oder -vorauszahlung zuzüglich zur Miete vereinbart werden. Bei der Betriebskostenpauschale entfällt eine Betriebskostenabrechnung, da alle Kosten bereits mit den monatlichen Zahlungen abgegolten sind. Der Vermieter trägt dabei das Risiko, ob die tatsächlichen Kosten mit der vereinbarten Pauschale deckungsgleich sind.

Bei einer Betriebskostenvorauszahlung zahlt der Mieter einen monatlichen Abschlag. Am Ende der Abrechnungsperiode ist der Vermieter verpflichtet, eine Betriebskostenabrechnung zu erstellen, in der die tatsächlichen Kosten mit den geleisteten Vorauszahlungen des Mieters verrechnet werden. Dabei können sich eine eventuelle Nachzahlung oder ein Guthaben für den Mieter ergeben.

Grundsätzlich können Sie den Verteilerschlüssel der Hausnebenkosten frei in Ihrem Mietvertrag bestimmen. Sofern im Mietvertrag nichts anderes vereinbart ist, sind die Hausnebenkosten nach dem Anteil der Wohn-/Nutzfläche umzulegen. Eine Ausnahme besteht bei einer verbrauchsabhängigen Erfassung der Nebenkosten wie etwa bei den Heiz-, Warmwasser- und Kaltwasserkosten.

Im Wohnraummietrecht müssen Sie innerhalb von zwölf Monaten nach Ende der Abrechnungsperiode die vom Mieter geleisteten Betriebskostenvorauszahlungen abrechnen und zugestellt haben. Wird diese Frist versäumt, verlieren Sie nach § 556 Abs. 3 BGB den Anspruch auf etwaige Nachforderungen.

Kann der Warmwasser- oder Wärmeverbrauch von Nutzern wegen Geräteausfalls oder aus anderen zwingenden Gründen nicht ordnungsgemäß erfasst werden, schreibt § 9a (1) der HKVO eine Schätzung vor.

Dabei stehen nach diesem Paragraphen drei Schätzverfahren gleichberechtigt zur Verfügung:

  • Die Schätzung des Verbrauchs der betroffenen Räume in vergleichbaren Zeiträumen
  • Die Schätzung nach vergleichbaren anderen Räumen im selben Abrechnungszeitraum
  • Die Schätzung nach dem Durchschnittsverbrauch des Gebäudes oder der Nutzergruppe

Die Heizkostenverordnung legt jedoch nicht fest, wann welches Verfahren anzuwenden ist. Wir versuchen deshalb situationsabhängig das plausibelste Schätzverfahren anzuwenden.

Die DIN EN 834/835 schreibt die Montage von zwei Heizkostenverteilern bei dem Überschreiten einer bestimmten Heizkörperbaulänge und der sich dadurch ergebenden unterschiedlichen Wärmeverteilung vor. Mit dieser Maßnahme lassen sich diese Wärmeunterschiede genauer und gerechter erfassen. Jeder der beiden Heizkostenverteiler erhält die halbe Bewertung. Der Verbrauch der beiden Heizkostenverteiler zusammenaddiert ergibt den Gesamtverbrauch an diesem Heizkörper.

Durch die Halbierung der Bewertungsfaktoren werden bei zwei Heizkostenverteilern an einem Heizkörper übrigens keine doppelten Heizkosten abgerechnet. Jeder der beiden Heizkostenverteiler erhält lediglich den halben Bewertungsfaktor. Es ist bei zwei Heizkostenverteilern an einem Heizkörper auch typisch, dass unterschiedlich hohe Verbrauchswerte angezeigt werden. An der wärmeren Zone des Einlaufs sind üblicherweise die Ablesewerte höher als im kälteren Auslaufbereich.